Buchhaltung – doppelte Buchhaltung und vereinfachte Buchhaltung

Buchführungspflicht

Jeder Vollkaufmann ist lt. UGB verpflichtet Bücher zu führen; sonstige Unternehmen, die bestimmte Umsatzgrenzen (lt. BAO) überschreitet sind ebenfalls zur Führung einer doppelten Buchhaltung verpflichtet.

Unterliegt ein Unternehmen nicht der Buchführungspflicht, muss es zumindest eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen § 4 Abs. 3 EStG.

Nicht im vollen Umfang buchführungspflichtig sind weiters die „freien Berufe“, zB Ärzte, Rechtsanwälte, Journalisten, Wirtschaftsprüfer etc.

Sonstige Unternehmen oder freie Berufe können, ebenfalls bis zu bestimmten Umsatzgrenzen, Ihre Aufzeichnungen auch im Rahmen einer
Betriebsausgabenpauschalierung tätigen.

Das System der doppelten Buchhaltung

In der doppelten Buchhaltung werden erfasst:

• Vermögen, Schulden, Eigenkapital und deren Veränderungen
• Aufwände und Erträge
• Jeder Betrag wird doppelt erfasst
• Jeder Geschäftsfall wird zweifach erfasst
  • fortlaufend in zeitlicher Reihenfolge (chronologisch) und
  • in Form von Belegkreisen auf einzelnen Konten (systematisch)
• Der Erfolg wird ebenfalls in zweifacher Weise ermittelt, durch
  • Betriebsvermögensvergleich – Bilanz
  • Gegenüberstellung von Aufwänden und Erträgen – Erfolgsrechnung

Ordnungsgemäße Buchführung

• Die Buchführung muss so beschaffen sein, daß sie einem unabhängigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens vermitteln kann
• Aufzeichnungen müssen in einer lebenden Sprache erfolgen
• Eintragungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden
• Änderungen müssen so vorgenommen werden, daß der ursprüngliche Inhalt ersichtlich ist – Löschen ist verboten, Bleistifte dürfen nicht verwendet werden
• Abschriften sind geordnet aufzubewahren bzw. auf elektronischen Datenträgern zu archivieren
• Es gilt die Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren ab Ende des Geschäftsjahres
• Die Grundlage für jede Buchung muss ein Beleg sein – keine Buchung ohne Beleg
• Belegorganisation – Belege werden in Gruppen = Belegkreise geordnet, fortlaufend nummeriert und entsprechend verbucht

Umsatzsteuer

Die wichtigsten gesetzlichen Bestimmungen

Steuerbare Umsätze § 1 UStG

• Gliedern sich in steuerpflichtige und steuerfreie Umsätze
• Steuerbare Umsätze sind von nicht steuerbaren Umsätzen zu unterscheiden
• Steuerbar – Lieferungen und Leistungen, Eigenverbrauch, Einfuhr, innergemeinschaftlicher Erwerb
• Nicht steuerbar – Umsätze von Privaten

Steuerbefreiungen § 6 UStG

• Die Umsätze unterliegen zwar grundsätzlich der Umsatzsteuer, sind aber aufgrund besonderer Gesetzesbestimmungen von der Steuer befreit
• Echte Steuerbefreiungen – bestimmte Lieferungen und Leistungen unterliegen nicht der Umsatzsteuer, der Unternehmer kann jedoch die von ihm bezahlte Vorsteuer vom Finanzamt voll zurückfordern
• Echte Steuerbefreiungen betreffen Ausfuhrlieferungen
• Umsatzsteuerliche Sonderregelungen sind beim Import und Export in Drittländer zu beachten
• innergemeinschaftliche Lieferungen werden nach dem sogenannten Bestimmungslandprinzip besteuert
• Unechte Steuerbefreiungen – diese Lieferungen und Leistungen sind ebenfalls von der Umsatzsteuer befreit, der Unternehmer darf keine USt in Rechnung stellen, jedoch auch keinen Vorsteuerabzug geltend machen
• Unechte Steuerbefreiungen betreffen grundsätzlich Umsätze von Kreditinstituten, Umsätze der Post, Umsätze von Bausparkassen und Versicherungen, Umsätze von Grundstücken, Umsätze aus der Tätigkeit als Arzt, Therapeut, Zahntechniker, Umsätze von Kleinunternehmern etc.

Steuersätze § 10 UStG

• Die wichtigsten Steuersätze in Österreich sind der Normalsteuersatz von 20% und
• der ermäßigte Steuersatz von 10%
• Dem ermäßigten Steuersatz unterliegen u. a. Lebensmittel, land- und forstwirtschaftliche Produkte, Bücher, Zeitungen, Vermietung und Verpachtung von Räumlichkeiten für private Wohnzwecke, Personenbeförderung mit Verkehrsmitteln aller Art etc.

Berechnung der Umsatzsteuer und Bemessungsgrundlage

• Bemessungsgrundlage ist das gesamte Entgelt einer Lieferung oder Leistung
• Zum Entgelt gehören auch Gebühren für Rechtsgeschäfte, gewisse Verbrauchssteuern, weiterverrechnete Mehrkosten wie Verpackungs- oder
  Beförderungskosten
• Nicht zum Entgelt gehören sogenannte durchlaufende Posten, Verzugszinsen, Mahnspesen. Schadenersatz etc.

Grundsätzliches zum Vorsteuerabzug §§ 12 bis 15 UStG

• Vorsteuer und Zahllast werden pro Periode idR monatlich berechnet = Voranmeldezeitraum
• Anstelle einer Zahlung an das Finanzamt kann auch eine Forderung treten; die Vorsteuer in diesem Monat ist höher, als die vom Unternehmer in Rechnung gestellte Umsatzsteuer = Vorsteuerüberhang
• Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, daß Lieferung oder Leistung für ein Unternehmen bestimmt ist, die Rechnung bestimmte gesetzliche
  Voraussetzungen erfüllt und der Unternehmer nicht unecht steuerbefreit ist

Rechnungen § 11 UStG

Die Rechnung ist eine Grundbedingung für den Vorsteuerabzug und muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen.

Das Gesetz unterscheidet zwischen üblichen Rechnungen und sogenannten Kleinbetragsrechnungen. Dabei ist das Bruttoentgelt maßgeblich.

Rechnungsmerkmale

• Name und Anschrift des Lieferanten
• Name und Anschrift des Empfängers
• Menge und Bezeichnung der Ware bzw. Art und Umfang der Leistung
• Tag der Lieferung oder Leistung
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende eigene Nummer
• UID-Nummer
• Entgelt
• Den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag

Rechnungsmerkmale Kleinbetragsrechnung

• Name und Anschrift des Empfängers müssen nicht aufscheinen
• Entgelt und Steuerbetrag können in einer Summe ausgewiesen werden
• Jedoch muss der Steuersatz angeführt sein

Entstehung der Steuerschuld

• Normalfall – Besteuerung nach vereinbarten Entgelten = Sollbesteuerung
• Zwingend für Buchführungspflichtige Unternehmen
• Die Steuerschuld entsteht am Ende des Monats, in dem die Lieferung oder Leistung erbracht wurde
• Zahlungstermine spielen keine Rolle; Ausnahmen sind Vorauszahlungen oder Anzahlungen vor Fertigstellung
• Ausnahme – Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten = Istbesteuerung
• Grundsätzlich für nicht buchführungspflichte Unternehmen und zwingend für freie Berufe
• Die Steuerschuld entsteht am Ende des Monats, in dem die Zahlung eingeht; bei Vorauszahlungen, Anzahlungen vor Lieferung bzw. Fertigstellung

Voranmeldungszeitraum der USt

Veranlagungszeitraum für die Umsatzsteuer ist das Kalenderjahr. Der steuerpflichtige Unternehmer hat für diesen Zeitraum bis zum 30. April des Folgejahres eine Umsatzsteuererklärung abzugeben. Eine Verlängerung der Frist ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich.

Während des Kalenderjahres hat der Unternehmer idR monatlich eine Voranmeldung abzugeben und Vorauszahlungen zu leisten – monatliche Umsatzsteuervoranmeldung.

Die Meldung und/oder Vorauszahlung muss binnen eines Kalendermonats und 15 Tagen (1,5 Monate) nach Entstehung der Steuerschuld beim Finanzamt eintreffen.

Sonderregelung – Unternehmer deren steuerbare Umsätze im vorangegangenen Kalenderjahr unter einem bestimmten Betrag lagen, können als Voranmeldungszeitraum das Kalendervierteljahr wählen – quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldung.

Auch für sogenannte Kleinunternehmer gelten diese allgemeinen Vorschriften.

Aufzeichnungspflichten und Methoden der USt-Verbuchung

Nettomethode – der Unternehmer trennt bei jedem Geschäftsfall Nettoentgelt und Umsatzsteuer, beide Beträge werden sofort getrennt verbucht.

Bruttomethode – Zunächst werden Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe aufgezeichnet, am Ende jedes Voranmeldungszeitraumes hat der Unternehmer die USt aus den Bruttobeträgen herauszurechnen und getrennt aufzuzeichnen.

Verbuchung der Umsatzsteuer in Unternehmen die nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind

In Unternehmen die nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind (unechte Steuerbefreiung) kann die Vorsteuer nicht als Forderung an das Finanzamt verbucht werden.

Sie erhöht in diesem Fall den Rechnungspreis, d. h. Wareneinstandspreise werden inkl. USt als Warenbestandserhöhung verbucht, Aufwendungen werden inkl. USt als Aufwand verbucht und beim Anlagevermögen zählt die USt ebenfalls zum Einstandspreis.

Forderungen und Verbindlichkeiten

Der Unternehmer muss wissen, von wem er wann welchen Betrag zu bekommen hat und an wen er wann welchen Betrag zu zahlen hat.

In der Praxis werden dafür Kundenforderungen und Lieferantenverbindlichkeiten auf sogenannten Personenkonten verbucht = Debitorenbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung.

Für jeden Kunden und jeden Lieferanten wird ein eigenes Personenkonto geführt, sodaß die einzelnen Forderungen bzw. Verbindlichkeiten, deren Fälligkeiten, sowie deren Bezahlung ersichtlich sind.

Auf eine saubere Debitorenbuchhaltung aufbauend kann ein effizientes Mahnwesen durchgeführt werden.

Private Warenentnahme – Eigenverbrauch

Eine Privatentnahme oder Eigenverbrauch stellt einen Erlös dar, der umsatzsteuerpflichtig ist.

Als Eigenverbrauch sind zu verrechnen

• Entnahme von Waren
• Entnahme von Leistungen
• Entnahme von Gegenständen des Anlagevermögens
• Nutzung von Gütern des Anlagevermögens

Erhaltungsaufwand vs. Herstellungsaufwand

Aufwendungen werden als Erhaltungsaufwand eingestuft, wenn sie dazu dienen, die Betriebsfähigkeit des Wirtschaftsgutes zu erhalten. Die Wesensart des Wirtschaftsgutes darf sich dabei nicht ändern (zB Reparaturen).

Erhaltungsaufwendungen sind als solche im Aufwand zu verbuchen.

Von Herstellungsaufwand spricht man, wenn sich durch solche Arbeiten der Vermögensgegenstand in seiner Substanz vermehrt (zB Zubauten) oder die Lebensdauer dadurch wesentlich verlängert wird.

Unter diesen Begriff fallende Aufwendungen sind zu aktivieren, d. h. auf dem entsprechenden Anlagekonto zu verbuchen (in das Anlageverzeichnis aufzunehmen) und entsprechend abzuschreiben.

Anzahlungen, Vorauszahlungen

Für die Vorauszahlung gelten grundsätzlich die gleichen Überlegungen wie für die Anzahlung.

Während bei der Anzahlung nur ein Teilbetrag vor der Lieferung oder Leistung bezahlt wird, wird bei der Vorauszahlung der Gesamtbetrag geleistet.

Anzahlungen/Vorauszahlungen unterliegen im Rahmen der Umsatzsteuer immer der Istbesteuerung – Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten. Die Steuerschuld entsteht am Ende des Monats, in dem die Anzahlung/Vorauszahlung erfolgt. Anzahlungen/Vorauszahlungen bewirken somit eine Umsatzsteuerverbuchung.

Miet- und Leasinggeschäfte

Wirtschaftsgüter können nicht nur gekauft, sondern auch gemietet werden. Eine Sonderform der Miete ist das sogenannte Leasing.

Bei der rechtlichen Beurteilung von Leasingverträgen wird zwischen

• Reinem Leasing (Miete) – der Leasingnehmer ist Nutzer, die Leasingzahlung stellt für das Unternehmen Aufwand dar, das Wirtschaftsgut ist beim Leasinggeber zu aktivieren und
• Leasing als verdeckter Kauf – das Wirtschaftsgut ist beim Nutzer zu aktivieren

unterschieden.

Steuerliche Behandlung von Kraftfahrzeugen

Betriebliche Kraftfahrzeuge

Kraftfahrzeuge mit überwiegend betrieblicher Nutzung sind in das Anlagevermögen des Unternehmens aufzunehmen.

Bei betrieblichen Kraftfahrzeugen sind die planmäßige Abschreibung, sowie die Betriebskosten als Aufwand steuerlich absetzbar.

Steuerrechtliche Sonderbestimmung: Es gilt eine Begrenzung des Anschaffungswertes, die sogenannte Luxustangente. Auch ein übersteigender Teil der Abschreibung oder Betriebskosten darf nicht geltend gemacht werden und ist entsprechend aliquot zu kürzen.

Bei PKW und Kombi ist bei Anschaffung und bei den laufenden Aufwendungen kein Vorsteuerabzug zulässig. Ausnahmen: Fahrschulwagen, Fahrzeuge für die gewerbliche Personenbeförderung (zB Taxi) – wie bei LKW ist hier ein Vorsteuerabzug zulässig.

Im Falle einer Privatnutzung von zum Anlagevermögen gehörenden Kraftfahrzeugen durch den Unternehmer, ist von den gesamten steuerlich zu berücksichtigenden Betriebsausgaben (Afa und sonstige) ein Privatanteil auszuscheiden bzw. als Eigenverbrauch zu berücksichtigen.

Im Falle einer Privatnutzung eines Betriebs-KFZ´s durch Dienstnehmer, ist in dessen Lohn und Gehaltsverrechnung ein Sachbezug, nach der sogenannten Sachbezugswerteverordnung anzusetzen. Als Nachweis sollte die Privatnutzung mittels Reisekostenaufstellung oder Fahrtenbuch dokumentiert werden.

Private Kraftfahrzeuge

Kraftfahrzeuge die nicht überwiegend betrieblich genutzt werden, scheinen im Betriebsvermögen nicht auf.

Unternehmer, wie auch Arbeitnehmer können für betriebliche Fahrten mit deren Privat-KFZ anteilige Kosten in Form von Kilometergeldern absetzen. Als Nachweis ist ein Fahrtenbuch zu führen.